Consulenze tecnologiche e informatiche
Posta elettronica sempre al sicuro

Posta elettronica sempre al sicuro

La posta elettronica è ormai uno strumento integrato con la nostra vita personale e lavorativa, ma soffre di una importante debolezza: è salvata su sistemi che possono essere deboli o smarriti.
Ci sono eventi su cui ci si sofferma poco a riflettere, come la ricorrente necessità di cercare delle specifiche email; la conservazione sicura di email con informazioni riservate; il perdere il notebook con tutte le email o la necessità di dover recuperare l’allegato ad un messaggio cancellato.

 

Di rilievo diventano inoltre le implicazioni legali entrate in vigore con l’estensione delle norme che regolamentano le attività commerciali, in breve:

  • Il codice civile

L’articolo 2214 del Codice civile prevede l’obbligo, per l’imprenditore, di «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite». Questa disposizione non si applica ai piccoli imprenditori. L’articolo 2220 del Codice prescrive la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti. In via interpretativa, queste regole si possono estendere alle e-mail.

  • La norma fiscale

In base all’articolo 22 del Dpr 600/1973 sull’accertamento delle imposte sui redditi, gli originali delle lettere e dei telegrammi ricevuti per ciascun affare devono essere conservati «fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta». La regola vale anche per le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e per le mail.

  • La privacy

La necessità di conservare la corrispondenza, anche elettronica, a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale dell’azienda, deve essere conciliata con l’obbligo del datore di lavoro di rispettare la riservatezza dei lavoratori e dei loro interlocutori esterni. L’archiviazione dei messaggi dovrebbe essere dunque accompagnata dalla pubblicizzazione delle regole adottate dall’azienda.

 

Il costo della gestione della posta elettronica

 

Quasi tutte le aziende usano la posta elettronica, ma poche la archiviano per mezzo di un sistema di archiviazione centralizzato e organizzato in modo automatico, che si occupa anche di gestire gli aspetti di sicurezza e normativi.
La comune gestione della posta elettronica porta ad affrontare una serie di problemi impliciti nelle sue caratteristiche, ci si scontra infatti con il tempo necessario per il recupero di una email; l’accesso alla posta dei collaboratori che lasciano l’azienda; la difficile gestione dei file PST e i problemi da loro generati; il backup non sempre permette il recupero selettivo delle email e inoltre non permette la gestione dei ripristini senza l’intervento dell’amministratore di rete.

 

La soluzione a tutto questo esiste

 

La soluzione a tutte queste situazioni esiste e si chiama MailStore Server, con le sue funzionalità e l’efficiente sistema di archiviazione e indicizzazione pone rimedio in maniera efficace a tutti i problemi.
MailStore Server si occupa di archiviare automaticamente la posta elettronica in entrate e in uscita, anche quella salvata nei file PST; si interfaccia con qualsiasi server di posta; con opportune autorizzazioni permette di vedere i messaggi di altri utenti; gli utenti possono recuperare i messaggi in modo autonomo.

 

Come lavora MailStore server ?

 

Archivia in un database proprietario o esterno (Microsoft SQL Server, Oracle MySql) tutte le email che transitano da qualsiasi tipo di server di posta o di client di posta elettronica, durante il processo di archiviazione genera un indice di tutte le email per quanto riguarda i contenuti e gli allegati, permettendo una rapida ricerca di ogni singolo messaggio. Inoltre gli algoritmi di archiviazione rendono possibile una efficacie compressione e la codifica di tutti i dati, garantendo in questo modo la non contraffazione dei messaggi.

 

Le modalità di archiviazione sono determinate attraverso delle pianificazioni, questo permette di mantenere leggere le caselle di posta e/o i file PST, la posta elettronica rimossa è conservata negli archivi di MailStore unitamente a quella ancora presente, garantendo in questo modo il totale backup dei messaggi. Il sistema può essere anche configurato per conservare le email

MailStore e Outlook

MailStore e Outlook

per 10 anni (o oltre), senza alterazioni.

 

 

L’archiviazione risolve i problemi dell’azienda, ma gli utenti per lavorare devono poter accedere ai messaggi, quindi la posta elettronica archiviata può essere consultata direttamente dall’interno di Outlook (con l’installazione di un plug-in); dal client di MailStore o da un browser web, è anche disponibile attraverso una connessione IMAP, la consultazione può avvenire da ogni piattaforma: Windows, Mac OS X, Linux, Smartphone e tablet.

 

 

 

Per la creazione di questo sito abbiamo deciso di non prelevare immagini direttamente da internet, ma di rispettare i diritti d'autore generando direttamente la grafica o acquistando i diritti di pubblicazione da un sito specializzato.
Se vuoi seguire il nostro esempio clicca anche tu questo banner.


MENU Fotolia

Categorie
Archivi
Count per Day
  • 231Questo articolo:
  • 65997Totale letture:
  • 1Letture odierne:
  • 246Letture di ieri:
  • 21 novembre 2016Dal:
Iscriviti alla Newsletter
Iscriviti alla nostra newsletter ed unisciti ai nostri iscritti.

Seleziona lista (o più di una):




Trattamento dei dati