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E-mail alla deriva

E-mail alla deriva

Quando si parla di posta elettronica diventa un obbligo partire dal fatto che è ormai uno strumento alla base di ogni operazione o quasi, ci sono mail personali; mail di gruppo; mail per le informazioni; mail per la risposta automatica e via di questo passo.

Passando per una premessa, oggi ho intenzione di fare una riflessione sui sistemi di risposta e spedizione automatica.

 

Posta elettronica, uno strumento affidabile?

 

Questa è la premessa, ovvero

possiamo essere certi che la posta elettronica ci dia l’assoluta garanzia di recapito e ricezione?

La risposta è purtroppo NO, qualcuno ora mi starà già fustigando, ma l’eterogeneità dei sistemi di posta; delle protezioni e delle blacklist, fa si che molti messaggi possano andare persi e ancora peggio senza ricevere una segnalazione di rifiuto di ricezione.

In modo più ridotto, ma reale, può anche capitare che il semplice movimento del dito sullo schermo dello smartphone faccia cancellare accidentalmente un messaggio, una situazione di questo genere è capitata anche me in alcune situazioni, ma fortunatamente a fine giornata controllo il contenuto del cestino (e dello spam).

 

Il caso recente con i messaggi automatici

 

In famiglia abbiamo contatto un gestore di eventi per organizzare una ricorrenza, la risposta con la quotazione è quindi arrivata molto velocemente e visto che l’offerta era interessante abbiamo chiesto di vedere la location.

A questo punto cala il silenzio e non arriva nessuna comunicazione

Dopo qualche giorno passiamo quindi al vecchio sistema, ovvero il contatto telefonico, dove scopriamo che la e-mail dell’offerta è arrivata da un sistema di spedizione automatica, con una casella che nessuno controlla, anche perché forse non esiste nemmeno.

Purtroppo nella mail di offerta non era indicato da nessuna parte che si trattava di un messaggio automatico da parte di una casella non presidiata e nemmeno un indirizzo per un contatto commerciale.

 

Le conseguenze?

 

La conseguenza ovvia è che l’ambiente era già stato prenotato e l’alternativa aveva un costo maggiore, ma anche che l’azienda ha perso un cliente, visto che nel frattempo avevamo già trovato una location più valida della precedente.

 

La conclusione?

 

Fatte molta attenzione alle e-mail che avete sparso per il mondo e magari dimenticato, potrebbero esserci potenziali clienti che vi cercano proprio su quelle caselle.
Se poi mandate offerte e fatture in digitale, con caselle di posta dedicate, assicuratevi di uno di queste condizioni:

  • Che la casella sia presidiata per eventuali repliche o messaggi di errore;
  • Che la mail abbia un indirizzo di risposta predefinito impostato e che tale indirizzo sia presidiato:
  • Che il server di posta sia in grado di recepire le risposte sulla casella e di salvarle in altre caselle presidiate.

Ricordiamoci inoltre che le mail inviate a caselle di informazioni è bene che abbiano risposte, non automatiche, entro le due ore e comunque non oltre le 12 ore.

 

Buon festeggiamento!

 

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