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Ogni e-mail al posto giusto

Ogni e-mail al posto giusto

Torniamo a parlare del duo Microsoft Outlook e del protocollo IMAP, di nuovo uniti in una nuova impresa. La scorsa impresa era la mancata visualizzazione del pop-up alla ricezione di nuovi messaggi, questa volta invece li vediamo impegnati nella mancata sincronizzazione bidirezionale dei messaggi inviati.

 

Con la frase posta inviata raggruppiamo la variegata nomenclatura che può avere le cartelle dove normalmente vengono raccolti i messaggi e-mail spediti, la possiamo trovare come posta inviata, come Sents, come Sent Items e in qualche altro modo.

 

Ho spedito una mail da Outlook e non la trovo nella posta inviata

 

Il protocollo IMAP è molto comodo per il mantenimento della sincronizzazione effettiva se si utilizzano diversi punti di lettura della posta (computer diversi, webmail, smartphone), infatti il punto di raccolta è sempre il server ed ogni programma attinge le sue informazioni da un’unica fonte, con un discreto impiego di banda.

 

Le persone perfette non combattono, non mentono, non commettono errori e non esistono.

Aristotele

 

La perfezione è tuttavia un elemento irraggiungibile, capita quindi che si verifichino delle situazioni anomale, come quella che dopo aver spedito un messaggio e-mail dal nostro Outlook tale messaggio non compare nella cartella di raccolta e ancora peggio non compare nel server.

 

Ovviamente il comportamento non è simmetrico, infatti se il messaggio viene spedito direttamente dal webmail del server lo troveremo comodamente salvato nella sua casella e anche replicato verso Outlook.

 

Problema risolto – Leggiamo da Outlook e spediamo dal webmail

???

 

Il caso specifico non è una costante di vita, è un evento che si determina con particolati associazioni di server di posta e di provider.

 

Come mantenere lo storico delle e-mail inviate?

 

Come per il caso del pop-up dei messaggi in arrivo, anche in questo caso non facciamoci prendere dal panico, infatti con un semplice trucchetto possiamo tornare ad una condizione di funzionamento normale.

 

La soluzione è a portata di mano e sfrutto le regole di filtro dei messaggi.
Per questo articolo prendo a riferimento la versione di Outlook 2016, tuttavia la soluzione è funzionante anche con le versioni precedenti.

 

Dalla pagina Home di Outlook andiamo al gruppo Sposta e selezioniamo le voci di menu Regole->Gestisci regole e avvisi.

 

Dalla finestra delle regole premiamo il bottone Nuova regola, da dove possiamo selezionare dei modelli di base per la nuova regola che dobbiamo creare, il modello di nostro interesse è ovviamente applica regole ai messaggi inviati, selezionato il quale andremo a premere il bottone Avanti.

Outlook - Condizioni delle regole dei messaggi

Outlook – Condizioni delle regole dei messaggi

 

Nella schermata delle condizioni da verificare selezioniamo la voce tramite l’account specificato, che aggiunge nella finestrella inferiore la condizione, clicchiamo quindi sul link specificato in modo da avere a disposizione l’elenco delle caselle di posta gestite dall’applicazione Outlook.

 

Da menu a tendina selezioniamo la casella IMAP a cui vogliamo applicare la regola, ovvero quella che non salva i messaggi spediti.

 

Completato questo passaggio dobbiamo confermare con OK la scelta della casella e quindi premere di nuovo Avanti per passare ai parametri successivi.

 

Outlook - Azioni da applicare alle regole

Outlook – Azioni da applicare alle regole

Arriviamo in questo modo alle azioni da eseguire sui messaggi che corrispondono alle condizioni specificate.

 

In questa schermata selezioniamo la voce sposta una copia del messaggio nella cartella selezionata, che aggiunge nella finestrella inferiore anche questa voce, dove andremo a premere il link Specificata.

 

Otteniamo in questo modo la lista di tutte le caselle di posta e delle relative cartelle, dove andremo a selezionare la cartella Sent della casella di posta problematica.

 

Completato questo passaggio dobbiamo confermare con OK la scelta della cartella e quindi premere di nuovo Avanti.

 

La schermata delle eccezioni non ci interessa, passiamo oltre con il bottone Avanti.
Nell’ultima schermata associamo un nome identificativo alla regola e lasciamo abilitata solo la voce Attiva regola. Possiamo quindi salvare con il bottone Fine.

 

Ora non resta che scrivere una mail e controllare che sia salvata nel posto giusto.

 

Buona archiviazione della posta e non dimenticare mai Mailstore!

 

 

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