Consulenze tecnologiche e informatiche
Trovare quello che serve quando serve

Trovare quello che serve quando serve

Un punto importante per la conservazione delle informazioni è la conservazione della posta elettronica attraverso strumenti leggeri, veloci, affidabili e di facile consultazione senza alterare il messaggio.

Stiamo parlando di MailStore, un prodotto che si affianca al server di posta, interno o esterno all’azienda, e che meticolosamente archivia di giorno in giorno la posta elettronica andando a creare un indice di ricerca per i contenuti dei messaggi e degli allegati.

 

I riscontri del mercato

 

Quest’anno l’azienda ha reso note le indagini di apprezzamento da parte dei clienti, riproposte in modo più descrittivo nel blog di ACHAB.

MailStore raccoglie complimenti per la sua semplicità; per la velocità nelle ricerche; per la sua capacità di conservare messaggi a lungo termine e senza alterazioni. In sostanza è molto apprezzato per la sua struttura e progettazione.

MA …

Oggi voglio parlare di cosa può fare MailStore per l’azienda

Supponiamo di essere in una situazione delicata con un cliente a causa di informazioni imprecise comunicategli attraverso delle e-mail, ma di cui nessuno si ricorda di aver scritto e di cui il cliente non ci fornisce gli estremi, salvo un vago intervallo temporale di un anno e mezzo prima.

 

Come risaliamo a quelle e-mail?

 

L’archivio di posta contiene indicativamente due milioni di e-mail distribuiti su venti dipendenti, la ricerca si fa complicata, ma noi in azienda abbiamo MailStore.

In pochi minuti creiamo una regola di ricerca concentrata su:

  • periodo temporale comunicatoci; 
  • dominio del cliente come destinatario dei messaggi; 
  • parole di ricerca legate al prodotto oggetto del problema.

Lanciamo la ricerca su tutte le caselle di posta ed ecco in pochi secondi apparire un elenco con le mail rispondenti al criterio di ricerca, che comunque non sono poche e richiedono una verifica da parte dell’ufficio legale.

Chiediamo allora a MailStore di esportare le e-mail corrispondenti alla regola di ricerca e di creare un file di outlook protetto da password, è bene che le e-mail dei dipendenti non girino liberamente per l’azienda, la riservatezza è sempre il primo punto della lista.

L’ufficio legale riceve il file e lo apre con Outlook, avendo un albero delle caselle di posta che contengono le mail da verificare.

Avremmo anche potuto chiedere a MailStore di caricare le mail trovate in una cartella all’interno della casella di posta del incaricato dell’Ufficio Legale.

 

Quanto tempo ha richiesto la ricerca?

 

Mettendo nel conto anche il tempo trascorso per sorseggiare una tisana e creare la regola, l’estrapolazione ha richiesto circa tre minuti e solo la persona designata dall’ufficio legale ha accesso ai contenuti.

 

Il tempo è denaro!

 

Categorie
Archivi
Count per Day
  • 210Questo articolo:
  • 316773Totale letture:
  • 166Letture odierne:
  • 178Letture di ieri:
  • 21 Novembre 2016Dal: